Erfahrungsberichte über Archivbesuche

Ein Besuch im Staatsarchiv Elk (Lyck) lohnt sich
(Auszug der Veröffentlichung in: Masurische Biene Nr. 24)

In erster Linie wird bei der Auffindung von historischen Dokumenten, Zivilstandsdaten und Kirchen-
unterlagen Ostpreußens im heutigen Polen, immer zuerst das Staatsarchiv in Allenstein genannt.
Weitaus interessanter für das masurische Umland, so auch meinem Interessengebiet Lötzen,
sind die Bestände des Staatsarchivs Suwalki. Als die Mormonen (LDS) in den 70ern die vorhandenen
Unterlagen auf Zelluloid bannten, ist als Aufnahmeort oft Suwalki vermerkt worden. Heute befinden
sich allerdings die überlieferten Dokumente in der Außenstelle des Staatsarchivs. Als ich 2006 und
auch in diesem Jahr dieses Archiv besucht habe, konnte ich noch weitaus ausführlichere Bestände
entdecken. Wenn damals mal ein Jahrgang fehlte, so ist dieser heute dort vorhanden. Man sollte
diese Einschätzung aber nicht überbewerten. Was in den Kriegswirren vernichtet wurde, ist unwiderruflich
verloren gegangen. Wer sich für diese Bestände interessiert, dem möchte ich hier einige Hinweise geben.
 
Ein Besuch dieses Archivs lohnt sich auf jeden Fall, wenn jemand bei seinen Nachforschungen vor
riesigen Löchern steht und sonst keine weiteren Anhaltspunkte finden kann. Wer dies beabsichtigt sollte
aber dennoch Zeit mitbringen. Als vorbereitende Maßnahme für einen Besuch, erachte ich als besonders
wichtig, vorher die Bestände im jedermann zugänglichen Onlinesystem der poln. Staatsarchive einzugrenzen.
Dort sind im wesentlichen nach Themen geordnete und den Zeitraum betreffende Angaben gemacht.
Ob diese Dokumente dann lückenlos vorliegen oder bruchstückhaft sind, kann man leider erst vor Ort
feststellen. Man kann sich aber so vor Enttäuschungen schützen, oder gar eine Reise dorthin umsonst zu
machen, auch wenn eine Reise nach Masuren eigentlich nie umsonst ist. Das Onlinesystem der poln.
Staatsarchive nennt sich "Sezam" und ist über deren Internetseiten www.archiwa.gov.pl zu erreichen.
Man wird dort natürlich nur auf den polnischen Sprachwortschatz treffen, aber so kompliziert ist das nicht.
Die Pfiffigen können noch auf die englische Version umschalten, welche aber nicht auf allen Unterseiten
zur Verfügung steht. Das Einstiegsportal des Sezam findet man nach einigem Suchen oder direkt unter
.../sezam/sezam.php Dort wählt man als erstes sein Archiv aus. Für Lyck lautet die Bezeichnung:
"Archiwum Panstwowe w Suwalkach Oddzial w Elku" Nun kann man in der Suchmaske mittels eines
Suchbegriffes oder Ortsnamen nach Beständen dazu suchen. 
"Nazwa zespolu/twórcy dokumentacji:" wäre die beste Stelle für den Begriff. "szukaj" startet die Suche.
Die Ergebnisse werden unten aufgelistet. Weiterführende Informationen in der Ergebnisliste, z.B. über
detaillierte Jahrgänge oder Inhalte, findet man rechts bei "wiecej".
In den letzten Jahren ist der Nachweis vorhandener Dokumente mit sehr viel Fleiß der poln. Behörden
ausgebaut und erweitert worden. Selbstverständlich ist eine Suche auch über alle Archive möglich, die
dann aber manchmal seitenweise ausfällt.
Mir persönlich hat dieses System weite Türen geöffnet und mich manchmal auf tolle Ideen gebracht.
Die Tatsache, zu meinen Nachforschungen dort Quellen ausfindig machen zu können, hat mich zu meiner
ersten Reise nach Masuren bewogen. Das Archiv befindet sich in der Innenstadt von Elk.
Adresse:
Archiwum Panstwowe w Suwalkach Oddzial w Elku 
ul. Armii Krajowej 17A                     
19-300 Elk
tel: (87) 621-43-45                      
fax: 621-43-45                         
email: elk@suwalki.ap.gov.pl

Die öffentlichen Sprechzeiten sind Mo-Do 10:00 bis 15:00 Uhr. Man sollte sich vorher über die gesetzl.
und kirchl. Feiertage in Polen erkundigen, damit man nicht vor verschlossenen Türen steht.
Auf einem Hinterhof gelegen macht es eher einen unscheinbaren Eindruck. Im Innern jedoch trifft man
auf eine nette Betreuung und Hilfestellung. Auch hier leidet man dennoch unter der Hürde der Kommunikation.
Wer des Polnischen oder Englischen nicht mächtig ist, kann in Lyck vor einige Probleme gestellt werden.
Völlig ahnungslosen Besuchern empfehle ich einen sprachkundigen Begleiter. Ich selbst hatte diesen
auch nicht und behalf mir mit handschriftlich vorbereiteten Fragekärtchen. Diese hatte ich am Tage zuvor
gemeinsam mit meinen poln. Gastgebern ausgearbeitet. Ich hielt dann zum jeweiligen Thema die nächste
Karte vor und es klappte irgendwie. Im wesentlichen genügt der Ort und Zeitraum, sowie die Sparte wo man
etwas suchen möchte, also Standesamt, ev./kat. Kirche, Katasteramt u.s.w.
Man bekommt dann ein Karteikästchen, in dem jedes Dokument eine eigen Karte inne hat. Hat man sich
entschieden, überträgt man die Signatur und Nummer der Karte auf ein Bestellformular. Maximal fünf
Dokumente werden gleichzeitig pro Besucher ausgegeben. Erst nach Rückgabe erhält man weitere.
Das zeigt schon wie zeitaufwendig die Einsicht in mehrere Dokumente werden kann. Sehr beruhigend dabei ist,
wie wenig doch das Archiv besucht wird und somit ein konzentriertes Arbeiten ermöglicht wird. Fotografien
und Kopien darf man im Hause nicht herstellen.

Im Anschluß trägt man auf einem weiteren Formular die Seitennummern der gewünschten Ablichtungen ein.
Die nette Dame wird sich dann über ihren Kopierer hermachen. Aber nur nicht zu früh freuen.
Die Ablichtungen erhält man erst, wenn auch das Finanzielle beglichen wurde. Mit 16 Zl pro einfache Kopie,
ist das Staatsarchiv in Elk mit Abstand das teuerste. Beglaubigungen und Urkunden kosten noch mehr.
Barzahlungen sind aber im Hause, nach obriger Anweisung, nicht gestattet. Man sollte also ein Formular zur
Bareinzahlung ausfüllen und zur nächsten Bank um die Ecke flitzen. Auch dabei ist man mir recht behilflich
gewesen. Mit der gestempelten Durchschrift zurückgekehrt, erhält man auch die sehnsüchtig erwarteten
Ablichtungen.

Meiner Erfahrungen nach, gibt es keine klassifizierte Vorgehensweise beim Umgang mit Archivbesuchern.
Jedes Archiv, Standesamt oder Behörde legt nach eigenem Ermessen seine Leistungen und Kosten fest.
Hervorheben möchte ich hier noch die Gemeinde Widminnen im Kreis Lötzen. Dort werden Unterlagen von
vier Standesämtern aufbewahrt. Auskünfte und Kopien bekommt man dort kostenfrei. Die Gemeinde
Widminnen hat für ihr besonderes Engagement und ihre Dienste am Bürger, die Auszeichnung "Gemeinde
Fair Play" erhalten. Diese Art Entgegenkommen wünscht man sich sicherlich für alle anderen Anlaufstellen
in Polen, und manchmal sicherlich auch hier in Deutschland.
Ich stehe mit meinen Erfahrungen im polnischen Archivwesen jedem Interessenten gern zur
Verfügung. Für einige Standesämter im Kreis Lötzen und Angerburg habe ich bei meinen Besuchen die
nachgewiesenen Jahrgänge aufgelistet. Die größere Menge fehlt natürlich noch.
Weitere Reisen sind geplant, werden aber nicht jedes Jahr erfolgen können. Die Ergebnisse aller Recherchen
sammle ich im Rahmen dieser Webseiten.

Bernd Sawatzki